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Seit 2022 haben wir unsere Buchhaltung digitalisiert.
D.h. wir wünschen uns Rechnungen in digitaler Form.
Bitte beachtet, dass Anschaffungen und Ausgaben für die SGG durch die Hauptversammlung mindestens dem Grunde nach genehmigt sein müssen. Also durch den Haushaltsplan gedeckt sein müssen.
Geschäftsfähig sind bei der SG immer nur 2 geschäftsführende Vorstände zusammen.
Bitte also Anschaffungen vorab genehmigen lassen oder Bestellungen über das Büro auslösen.
Alle Eingangsrechnungen werden von uns einmal pro Woche nach erfolgreicher Prüfung zur Zahlung angewiesen.
Die rechtskonforme Speicherhaltung ist teuer. Die eingesendeten Rechungen müssen wir für 10 bis 13 Jahre aufbewahren.
Bitte achtet daher auf Dateigrößen, (z.B. generierte Rechnungen von Trainern o. Scans) ein DINA A4 pdf sollte nicht größer als ca. 200kB sein. Diese Daten müssen für 10 bis 13 Jahre aufbewahrt werden. Bitte keine uns zugegangenen Rechnungen ändern (verboten) aber ggf. mal auf die Größe achten und darauf hinweisen.
Belege müssen im Original eingereicht werden.
D.h. sollten Rechnungen/Quittungen/Kassenbelege in Papierform vorliegen, so müssen diese in Papierform beim Büro eingereicht werden! (Um die Digitalisierung kümmert sich das Büro - wenn nicht anderweitig mit den Abteilungsrechnern vereinbart)
PDF Rechnungen müssen als pdf unverändert nach Prüfung durch die Abteilungsleitungen an das bekannte Postfach gesendet werden, dieses Postfach wird entsprechend steuerrechtskonform archiviert.
Montags bis Freitags werden Eingangsmails durch das Vereinsbüro geprüft und erfasst und im positiven Prüfungsfall zur Zahlung freigegeben.
Wer also Montags Rechnungen einreicht, hat höhere Erfolgschancen im Zahllauf zu landen, als bei Einreichung Freitags am Nachmittag. Wir weisen Gelder nur einmal pro Woche an. Samstags erfolgt die finale Prüfung durch den Vorstand Finanzen und sollte alles korrekt sein, wird die Zahlung angewiesen. D.h. die Überweisungen finden dann am darauffolgenden Werktag statt. I.d.R. montags. Nach 1-3 Tagen sollte das Geld beim Empfänger sein.
Hauptgründe weshalb Zahlungen abgelehnt werden und es zu Rückfragen kommt.
1. Rechnungsanschrift inkorrekt.
2. Fehlender Beleg - keine Zahlung ohne Beleg
3. Fehlende Beschreibung worum es sich handelt (Bitte daran denken, dass man bei einer Prüfung erklären können muss um was es konkret ging) (z.B. müssen Geschenke an Mitglieder mit Namen erfasst werden und dürfen pro Jahr und Person nicht mehr als 40€ brutto betragen - Für z.B. runde Geburtstage, Hochzeit u.s.w. es muss der Anlass beschrieben werden)
4. Fehlende Freigabe durch z.B. den Abteilungsleiter.
5. Nicht erstattungfähige Beträge oder Forderungen (gesetzlich) 6. Auslagenersatz (Rechnung zeigt nicht die SG Anschrift) 7. Falsch gestellte Rechnungen (inhaltlich) 8. Bestellungen werden in Fremdwährungen oder durch andere Länder als Deutschland gestellt 9. Berechtingung zur Bestellung fehlt- geschäftsfähig sind bei der SG immer nur 2 Vorstände, Ausgaben müssen mindestens dem Grunde nach genehmigt sein. Lieber vorher mal fragen.
Wir sind da, um Euch zu helfen, sprecht uns einfach an.
Bei Rückfragen könnt Ihr Euch gerne ans Büro, Erika.Knobling@sggoetzenhain.de, thorsten.schmieder@sggoetzenhain.de oder an sven.engel@sggoetzenhain.de wenden.
